Überweisungs-Zahlschein BZÜ

Zahlschein / BZÜ (Belegloses Zahlscheinüberweisungs- Verfahren)

An sich sollte der vorgedruckte Zahlschein mit BLZ/KOntonummer (da in den Beleg-Richtlinien abgekündigt) seit 1.2.2014 nicht mehr in Umlauf gegeben werden. Aus eigener Erfahrung scheinen aber manche Unternehmen ihre Altbestände noch aufzubrauchen oder die SEPA-Umstellung im Rechnungsdruck nicht geschafft zu haben.
Nachfolger sind die entsprechenden SEPA Formulare, die aber die gleichen Vorteile und Prinzipien verfolgen.

Um ihren Kunden die Zahlvorgänge zu erleichtern (oder sie für eine bestimmte Zahlungsform zu “motivieren”), übersenden viele Unternehmen -wie Versandhäuser, Energielieferanten oder eben Telekommunikationsunternehmen- vorausgefüllte Überweisungsformulare (bspw. sind Kundennummer, Betrag, Empfänger schon voreingedruckt). Da diese Form der Überweisungsformulare noch ohne die sonst schon aufgedruckte Bankbezeichnung daherkommt, nennt man sie auch “Neutrale Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke“.

Neutraler Zahlschein

Neutraler Zahlschein

Wie man unschwer erkennen kann, unterscheidet sich solch ein Neutraler Überweisungsauftrag nicht stark von jedem anderen Inlands Überweisungsauftrag, den man als Bankkunde “blanko” in seiner Filiale erhält.

Der Zahlungsempfänger, der derartig vorausgefüllte Zahlscheine verschickt, hat (sofern sein Kunde diese auch benutzt) zunächst den Vorteil, daß der Geldeingang in Form einer hoffentlich fehlerfreien Überweisung mit definierten Angaben bei ihm ankommt. Da er ja auch schon den Verwendungszweck vordrucken kann, entfällt für den Zahlungsempfänger in diesem Fall auch ein gewisser Teil an Handarbeit (Zuordnung in der Buchhaltung, welcher Kunde welche Rechnung beglichen hat, kann anhand des übermittelten Verwendungszweckes wesentlich leichter vorgenommen werden, als bei Eingängen, bei denen lediglich “Müller; Rechnung aus August” o.ä. im Verwendungszweck enthalten ist).
Ebenso ist bei händisch ausgefüllten Überweisungen die Fehlerquote der Schriftenerkennung recht hoch. Dasselbe Problem kann natürlich auch auftreten, wenn der Zahlungspflichtige den Vordruck nicht verwendet, sondern statt dessen bspw. einen Selbstbedienungsautomaten oder ein Home-Banking- Programm benutzt (und sich beim Verwendungszweck vertippt oder diesen anders ausfüllt, als im ursprünglichen Vordruck). Ein automatischer, computergesteuerter Abgleich der “Offene Posten- Liste” mit dem elektronischen Kontoauszug des Unternehmens ist somit nicht vollumfänglich möglich und eine Nachbearbeitung von Hand nahezu sicher.

BZÜ, das “clevere” Zahlscheinverfahren

Mit der Einführung des “Beleglosen Zahlscheinüberweisungs- Verfahrens (BZÜ)” Anfang der 90er Jahre haben die Banken das Überweisungsverfahren um die Möglichkeit einer Verwendungszweckprüfung erweitert.

BZÜ Zahlschein

BZÜ Zahlschein

Ein BZÜ- Zahlschein unterscheidet sich vom o.g. Zahlschein auffällig durch seine verkürzte Verwendungszweckzeile (im Zahlschein “Kunden- bzw. Rechnungsnummer” genannt). Der Verwendungszweck eines BZÜ- Zahlscheines besteht aus 12 Ziffern zuzüglich einer Prüfziffer, die nach einem einheitlichen Verfahren ermittelt wird. Der Zahlungsempfänger erzeugt aus den bei ihm gespeicherten Kundendaten (im Beispiel der Telefonrechnung ist dies meistens die Rechnungsnummer) einen 12-ziffrigen Verwendungszweck, anhand dessen er seine “Offene Posten- Liste” dann beim Zahlungseingang automatisch abgleichen kann (neudeutsch: “Matching“). Bereits die verdatende Bank des Zahlungspflichtigen rechnet die Prüfziffer nach, um zu prüfen, daß kein Erfassungsfehler vorliegt. Der Textschlüssel 17 sorgt bei der Bank des Zahlungsempfängers dafür, daß alle derartigen Überweisungseingänge in eine BZÜ- Datei ausgesteuert werden, die dem Unternehmen dann elektronisch übermittelt wird und von diesem sodann in sein Buchhaltungssystem eingespielt wird. Die Aussteuerung der BZÜ- Überweisungseingänge bei der Bank des Zahlungsempfängers hat daneben noch den Vorteil, daß diese Eingänge nur noch als Sammelbuchung auf dem Kontoauszug erscheinen.

Da der prüfzifferngesicherte Verwendungszweck für das Funktionieren des BZÜ- Systems essentiell ist, ist als “Warnung” der ernst zu nehmende Hinweis :

BZÜ-Hinweis

aufgedruckt. Verändert der Zahlungspflichtige den Verwendungszweck, sorgt dies wohl zwangsläufig dafür, daß die Prüfziffer nicht mehr korrekt ist, der Zahlschein von der Bank nicht mehr als BZÜ- Zahlschein erkannt wird und beim Empfänger als normaler Überweisungseingang ankommt (mit allen Schwierigkeiten, die schon beim normalen Zahlschein angesprochen wurden…).

Das BZÜ- Verfahren hat neben den angesprochenen Vorteilen für die Unternehmen (direkte Einspielung in deren Buchhaltung, 100% gesichertes Matching durch Prüfziffer, Postenreduzierung auf dem Kontoauszug) natürlich auch Vorteile für die Banken (würden sie es sonst machen?…):

  • Sie gewinnen dadurch, daß der Zahlungsempfänger meist nur eine oder wenige Bankverbindungen für seine BZÜ- Eingänge benutzt, eine nicht zu verachtende Anzahl an Buchungsposten.
  • Sie steigern ihre Provisionseinnahmen im Zahlungsverkehr und können
  • Zahlscheine wesentlich rationeller abwickeln als bisher.

Verschiedene Anbieter übernehmen für Kunden auch die komplette Abwicklung des Rechnungsdrucks und Offene Posten-Abgleichs, z.B.

  • die Rechnungen und Zahlscheine für Kunden selbst drucken und versenden (das Unternehmen übermittelt lediglich eine Datei mit den Rechnungsempfängern an seine Bank)
  • anhand der so erzeugten “Offene Posten- Datei” das Matching für die Kunden übernehmen und nach einem gewissen Zeitraum lediglich eine Datei der Säumigen zurückschicken
  • Eingänge, die zwar nicht als BZÜ- Eingang hereinkommen (weil bspw. der Verwendungszweck verändert oder erweitert wurde) und somit eigentlich ausgesteuert würden, nach dem ursprünglichen BZÜ- Verwendungszweck durchsuchen und zuordbare Eingänge ins Matching einbezieht.
    (Dieses Verfahren ist inzwischen so ausgereift, daß von den so versandten Rechnungen/Zahlscheinen zwischen 95 und 100% automatisch “gematched” werden können)